Таблицы

Word 2002 предоставляет пользователям усовершенствованные, а также совсем новые средства обработки таблиц. Среди новых средств особый интерес представляют кнопки Нарисовать таблицу и Ластик панели инструментов Таблицы и границы, позволяющие нарисовать в окне документа таблицу любой структуры и изменять количество столбцов и строк в ней, рисуя "карандашом" новые ячейки и "вытирая резинкой" ошибочные элементы.

1. Создание

Для создания таблиц предназначены команда Вставить таблицу из меню Таблица, а также кнопка с таким же названием, входящая в состав стандартной панели инструментов. Чтобы создать новую таблицу, следует разместить курсор ввода в том месте, где она должна быть расположена, и щелкнуть на кнопке. В дальнейшем при работе с таблицей обращайте внимание на эту кнопку. Ее внешний вид и назначение изменяются в зависимости от ситуации. С ее помощью многие операции обработки таблиц можно выполнить намного быстрее, чем посредством команд меню. После щелчка на кнопке Добавить таблицу появляется прототип таблицы для определения числа столбцов (колонок) и строк (рис. 1).
Перемещая указатель мыши при нажатой левой кнопке манипулятора, можно изменять размер таблицы, который указывается в нижней строке прототипа. Как только кнопка манипулятора будет отпущена, размер таблицы зафиксируется, она будет вставлена в документ и отобразится на экране.
Все ячейки новой таблицы пусты и имеют одинаковый размер, определяемый стилем абзаца, в котором находился курсор ввода перед вставкой таблицы. В дальнейшем пользователь сможет изменить структуру таблицы и размер ее элементов в соответствии с объемом вводимой информации.

Рис. 1. Прототип таблицы
Сразу получить таблицу необходимой структуры позволяет кнопка (первая слева) панели инструментов Таблицы и границы.

Рис. 2. Панель инструментов Таблицы и границы

При выполнении щелчка на кнопке Нарисовать таблицу указатель мыши приобретает вид карандаша, направленного вниз. Если сместить такой указатель по диагонали, будет вставлена одна ячейка таблицы. После этого можно добавлять в таблицу строки и столбцы, проводя вертикальные и горизонтальные линии, как карандашом на листе бумаги.
Изменять количество строк и столбцов в таблице позволяет также кнопка Ластик (вторая слева). Она служит для удаления ненужных разделительных линий.

Последовательность действий

 

  • Выбрать из основного меню Таблица.
  • Из "выпавшего" меню выбрать Вставить > Таблица

  • Появится следующее окно (см. рис. 3):


Рис. 3

  • В этом окне установить число строк и столбцов таблицы и нажать клавишу Автоформат.

  • В диалоговом окне выбрать Стили таблиц и установить нужный стиль таблицы.
  • Нажать ОК.
  • Добавление строк в таблицу. Выделить ту строку таблицы, перед которой надо вставить новую строку. Выбрать из меню Таблица > Вставить > Cтроки ниже или Строки выше и нажать один раз левую кнопку мыши. Строка добавиться.

  • Добавление столбцов. Выделить столбец, перед которым или после которого надо вставить новый столбец. Из меню Таблица выбрать Вставить > Столбцы слева или столбцы справа
  • Аналогично удаляются строки и столбцы

Примеры составления таблиц

Таблица 1

Фамилия, имя, отчество _________________________________________________________ Должность ________________________________


Месяц

Начислено

Удержано и зачтено

Сумма к выдаче

 

 

По больничным листам

Пр. начисления

всего

плановый аванс

подоходный налог

прочие
удержания

всего

дни

сумма

сумма

код

сумма

код

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Проверено: В архив ______________________________________________________________
наименование

Главный бухгалтер ______________________________________________________________
подпись                                   расшифровка подписи


2. Перемещение по таблице

Перемещение по таблице осуществляется с помощью мыши или клавиш управления курсором. Данные обычно вводятся в ячейки таблицы последовательно. Переходить от ячейки к ячейке в направлении от начала к концу можно посредством клавиши <Tab>, а в обратную сторону — с помощью комбинации клавиш <Shift+Tab>. Если нажать клавишу <Tab>, находясь в конце таблицы, Word 2002 автоматически добавит строку с соответствующим числом ячеек. Ниже описаны клавиши и клавиатурные комбинации, используемые для перемещения по таблице:

Клавиши                                            Назначение
<Enter>             Вставка в ячейку нового абзаца
<Shift+Tab>      Установка курсора ввода в предыдущей ячейке текущей строки
<Alt+Home>     Установка курсора ввода в первой ячейке текущей строки
<Alt+PgUp>      Установка курсора ввода в первой ячейке текущего столбца
<Alt+PgDn>      Установка курсора ввода в последней ячейке текущего столбца
<Т>                   Перемещение курсора ввода на одну строку вверх
<i>                     Перемещение курсора ввода на одну строку вниз
<Alt+End>         Установка курсора ввода в последней ячейке текущей строки 1
<Ctrl-t-Tab>      Вставка табулятора в ячейку

3. Обработка таблиц

В редакторе Word 2002 предусмотрены два альтернативных способа редактирования и форматирования таблиц: с помощью мыши и с помощью команд меню. Выбор способа зависит от пользователя. В большинстве случаев использование мыши ускоряет работу (например, при изменении размера ячеек), да и сам процесс внесения изменений с помощью мыши нагляднее. Если необходимо дополнить таблицу новыми данными или удалить лишние, объединить несколько ячеек в одну, вставить или удалить столбцы и строки, целесообразно применять команды контекстного меню таблицы или кнопку Добавить таблицу стандартной панели инструментов. Пиктограмма на кнопке Добавить таблицу, как и команды меню Таблица и контекстного меню изменяются в зависимости от выполняемых пользователем операций над таблицей.

4. Вставка строк и столбцов

 

Чтобы вставить несколько строк или столбцов в таблицу, следует выполнить следующие действия:

  • Маркируйте столько строк (столбцов) таблицы, сколько нужно вставить.
  • Активизируйте команду Вставить > Cтроки ниже или Строки выше (Вставить > Столбцы слева или Столбцы справа) из меню Таблица.
  • Для вставки строк (2-й способ) необходимо поместить курсор ввода в конце строки, после которой вам надо вставить строку и нажать клавишу <Enter>.

5. Изменение ширины столбца

 

Ширину столбца легко изменить с помощью мыши, не используя меню. Для этого следует разместить указатель мыши на ограничительной линии столбца (при "точном попадании" на разделительную линию вид указателя мыши изменяется) и, удерживая нажатой левую кнопку манипулятора, переместить разделительную линию влево или вправо до получения необходимой ширины столбца.
Другой способ изменения ширины столбца заключается в использовании координатной линейки. Чтобы линейка была видна, в меню Вид должна быть установлена опция Линейка. Позиции разделительных линий между столбцами таблицы обозначаются на координатной линейке специальными маркерами. Для перемещения разделительной линии достаточно отбуксировать на нужное место соответствующий маркер на координатной линейке.
При перемещении разделительных линий изменяется ширина только двух столбцов — изменяемого и одного из соседних столбцов. Общая ширина таблицы и ширина других столбцов остаются неизменными.
Более точно размер столбца устанавливается в диалоговом окне, которое открывается в результате активизации команды Высота и ширина ячейки из меню Таблица. Это окно состоит из двух вкладок: Столбец и Строка (рис. 3).
На вкладке Столбец устанавливаются ширина столбцов и расстояние между текстом в столбцах. Здесь же можно определить пределы увеличения элементов таблицы и самой таблицы. Если в поле Ширина столбца ввести большое значение, например 60 см, и нажать кнопку OK, Word 97 выдаст сообщение:
Значение должно быть между 0 см и 55,87 см.
Таким образом, максимальная ширина таблицы — 55,87 см.

Рис. 3. Диалоговое окно для установки размеров ячейки
Чтобы узнать, какое количество столбцов и строк может содержать таблица, созданная в Word 97, следует открыть диалоговое окно Вставить таблицу (команда Вставить таблицу меню Таблица) и ввести в поле Число столбцов или Число строк большое значение, например 1000000. После нажатия кнопки ОК на экране появится сообщение о том, что максимальное количество столбцов составляет 63, или о том, что таблица может содержать максимум 32767 строк.

Примечание:

 

Создавать таблицы большого объема рекомендуется в приложении Microsoft Excel 2002, поставляемом в пакете Microsoft Office 2002.
Таблицы большого размера отображаются на экране частично. Для просмотра такой таблицы надлежит использовать мышь и полосы прокрутки. Обратите внимание, что в режиме просмотра разметки страницы и в режиме предварительного просмотра часть большой таблицы не отображается и поэтому она недоступна для редактирования. Следовательно, редактировать таблицу большого объема лучше в режиме Обычный и в режиме просмотра структуры.
Если таблица не помещается на стандартном листе бумаги, измените ориентацию страницы или выберите больший формат, например A3.
Столбцы новой таблицы имеют одинаковый размер, который зависит от количества столбцов и ширины страницы. После заполнения таблицы ширину столбцов можно привести в соответствие с объемом содержащихся в них данных. Для автоматической установки оптимальной ширины столбцов необходимо маркировать всю таблицу, открыть диалоговое окно Высота и ширина ячейки и нажать кнопку Автоподбор на вкладке Столбец.


6. Столбцы одинаковой ширины

В процессе изменения ширины столбца можно сделать одинаковыми столбцы, расположенные справа от него, если при перемещении разделительной линии удерживать нажатыми клавиши [Shift+Ctrl]. При этом общая ширина таблицы останется неизменной.
Намного проще установить одинаковую ширину для выделенных столбцов с помощью команды Выровнять ширину столбцов из меню Таблица или аналогичной кнопки панели инструментов Таблицы и границы.

Изменение высоты строки

 

Высота строк зависит от объема и параметров форматирования введенного в них текста, а также от расстояния между абзацами в ячейке. В некоторых случаях необходимо задать высоту строки, отличную от устанавливаемой по умолчанию. Для этого надлежит выполнить следующие действия:

  • Маркируйте изменяемые строки.
  • Откройте диалоговое окно Свойство таблицы и перейдите на вкладку Строка.


Рис. 4. Вкладка Строка

  • Выберите способ подбора высоты строки: Авто — автоматически. Минимум — не менее указанного, Точно — точно так, как указано в поле значение.

В обычном режиме просмотра изменить высоту строки можно и с помощью мыши. Для этого следует разместить указатель мыши на нижней ограничительной линии строки (его вид должен измениться) и переместить разделительную линию вверх или вниз до получения необходимой высоты строки. Возможность изменения высоты строки путем перемещения разделительной линии отсутствовала в предыдущих версиях программы. Это, на первый взгляд, незначительное новшество Word 2002 намного облегчает редактирование таблиц.
Обратите внимание, что изменяется высота только одной строки таблицы — той, которая расположена над перемещаемой разделительной линией.
Высота и ширина ячеек изменяются путем перемещения ограничителей на координатных линейках.
Если при изменении размеров элементов таблицы с использованием разделительных линий удерживать нажатой клавишу [Alt], на координатных линейках будут отображаться значения текущих размеров в установленных единицах измерения.
Таблицу с одинаковой высотой строк можно получить с помощью команды Выровнять высоту строк из меню Таблица или одноименной кнопки панели инструментов Таблицы и границы.
Кнопки Предыдущая строка и Следующая строка позволяют ускорить процесс маркировки строк таблицы, не закрывая при этом диалогового окна. В большинстве случаев контрольный переключатель Разрешение переноса строк на следующую страницу следует отключать, чтобы не разрывать содержимое ячейки.

Изменение расстояния между ячейками

Расстояние между столбцами, точнее, расстояние между содержимым соседних столбцов можно установить следующим образом:

  • Маркируйте изменяемый столбец.
  • Перейдите на вкладку Таблица диалогового окна Свойства таблицы.
  • Выбрать вкладку Параметры и установить Интервал между ячейками задайте нужную величину.
  • Нажмите кнопку ОК.

7. Сортировка данных в таблице

Word 2002 позволяет сортировать строки таблицы по содержимому одного или нескольких столбцов. Сортировка данных таблицы, сопровождающаяся перестановкой целых строк, выполняется с помощью команды Сортировка меню Таблица.

Сортировка выполняется следующим образом:

  • Выделите столбцы, по содержимому которых должны сортироваться строки таблицы. Если не указывается столбец (столбцы) для выполнения сортировки, все строки сортируются по первому столбцу.
  • Выберите в меню Таблица команду Сортировка.
  • В полях Сортировать. Затем открывшегося диалогового окна укажите номера столбцов, содержимое которых будет использовано при сортировке. В поле тип задайте тип сортируемых данных, а с помощью переключателей по возрастанию и по убыванию определите способ сортировки.
  • Нажмите кнопку Параметры и установите опцию без строки заголовка в диалоговом окне Параметры сортировки.
  • Нажмите кнопку ОК в окнах Параметры сортировки и Сортировка.


Рис. 5. Диалоговое окно сортировки

Чтобы быстро отсортировать данные таблицы по содержимому определенного столбца, следует воспользоваться кнопками Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию панели инструментов Таблицы и границы.
Достаточно установить курсор в столбце, по которому производится сортировка, и нажать соответствующую кнопку панели инструментов.

Перестановка и копирование строк

Чтобы расположить строки в нужном порядке, не обязательно сортировать информацию в таблице. Иногда достаточно изменить положение одной - двух строк.
Чтобы изменить порядок следования строк, необходимо выделить перемещаемые строки, а затем переместить их с помощью мыши. Для копирования строк следует при перемещении удерживать нажатой клавишу [Ctrl].
Выполнить указанные операции можно не только с помощью мыши, но и с помощью комбинации клавиш. Для перемещения строк таблицы предназначены комбинации клавиш [Alt+Shift+T] и [Alt+Shift+4-]. При изменении позиции одной строки достаточно установить в ней курсор, а при перемещении нескольких строк надлежит выделить их.

Добавление ячеек

Вставка ячеек выполняется так же, как и вставка строк и столбцов.

  • Маркируйте в таблице столько ячеек, сколько необходимо добавить.
  • Активизируйте команду Добавить ячейки в меню Таблица или нажмите кнопку Добавить таблицу стандартной панели инструментов. Несмотря на изменение пиктограммы на кнопке и команды, связанной с ней, имя кнопки во всплывающей подсказке остается неизменным.


Рис. 6. Диалоговое окно для добавления ячеек

  • В открывшемся диалоговом окне выберите один из четырех способов вставки ячеек: со сдвигом вправо, со сдвигом вниз, вставить целую строку, вставить целый столбец.

Нажмите кнопку ОК.
На следующем рисунке изображена таблица, полученная в результате вставки четырех ячеек способом со сдвигом вправо в таблицу 4х4.

Разделение и соединение ячеек

Таблицу часто снабжают заголовком (шапкой), который должен быть общим для всех или нескольких столбцов. Простейшим решением в данном случае является объединение нескольких ячеек строки для получения ячейки большей величины. При слиянии ячеек Word 2002 рассматривает содержимое каждой из них как отдельный абзац внутри объединенной ячейки. Абзацы располагаются один под Другим.
Для объединения ячеек следует маркировать все (!) объединяемые ячейки и вызвать команду Объединить ячейки из меню Таблица или нажать кнопку с таким же именем панели инструментов Таблицы и границы.
Чтобы разделить ячейки на составляющие, следует маркировать их и выбрать в меню Таблица команду Разбить ячейки или щелкнуть на кнопке Разбить ячейки панели инструментов Таблицы и границы .


Рис. 7. В меню Таблица выбираем Разбить ячейки

В результате откроется диалоговое окно для указания количества столбцов и строк, которые нужно образовать. После выполнения установок и нажатия кнопки ОК содержимое распределится по новым ячейкам в соответствии с маркерами абзацев. При наличии только одного маркера абзаца программа помещает содержимое ячейки в крайнюю левую ячейку, остальные ячейки остаются пустыми.

Рис. 8. Диалоговое окно для разбиения ячеек

Объединять ячейки путем удаления разделительных линий позволяет кнопка Ластик панели инструментов Таблицы и границы.


Удаление ячеек, строк и столбцов

Для удаления ячеек, строк или столбцов необходимо маркировать соответствующую область и в меню Таблица или в контекстном меню активизировать одну из следующих команд:

  • Удалить строки;
  • Удалить ячейки;
  • Удалить столбцы.

Маркированные области таблицы нельзя удалить с помощью клавиш [Delete] или [Backspace]. Этими клавишами пользуются только для удаления содержимого ячеек.

Разделение таблицы

Таблицу можно разделить на две части. Это необходимо, если между частями таблицы должен быть вставлен текст или рисунок либо если таблица располагается на нескольких страницах. Деление проводят по горизонтали — на стыке двух строк. Для разделения таблицы на две части надлежит установить курсор в первой строке второй части и нажать комбинацию клавиш [Ctri+Shift+Enter] (или вызвать команду Разбить таблицу меню Таблица).

Рис. 9. Меню Таблица. Разбить таблицу


Номер

Наименование товара

Цена

Количество заказов

Проданное количество

Объем продаж

101

Компьютер Pentium 166/32/1,6

$ 999,00

2

30

$ 29 970,00

102

Компьютер Pentium 166/16/2

$ 1 150,00

2

2

$ 2 300,00

103

Компьютер Pentium 200/16/1,6

$ 780,00

7

80

$ 62 400,00

104

Компьютер Pentium 200/32/2

$ 819,00

4

50

$ 40 950,00

201

Принтер лазерный OX

$ 1 300,00

2

20

$ 26 000,00

202

Принтер лазерный ПХ

$ 740,00

4

20

$ 14 800,00

203

Принтер струйный ЧБ

$ 299,00

2

30

$ 8 970,00

204

Принтер струйный Ц

$ 460,00

3

20

$ 9 200,00

301

Монитор 14""

$ 220,00

6

84

$ 18 480,00

302

Монитор 15""

$ 237,00

4

7

$1659,00

303

Монитор 17""

$ 518,00

1

10

$ 5180,00

 

Всего

 

 

 

$219909,00

Рис. 10. Разделенная таблица
Если таблица размещена в начале документа и возникла необходимость ввести текст перед ней, следует установить курсор ввода в первой ячейке таблицы и нажать комбинацию клавиш [Ctrl+Shift+Enter]. В результате Word 2002 разместит перед таблицей новый абзац.

8. Форматирование

 

Форматирование таблицы, как и любого абзаца, осуществляется либо посредством команд из меню Формат, либо с помощью панели инструментов форматирования. Word 2002 предоставляет также средство автоматического форматирования таблиц — команду Автоформат из меню Таблица.

Оформление разделительных и контурных линий в таблице

 

По умолчанию толщина разделительных и контурных линий таблицы равна 0,5 пункта. Чтобы изменить параметры линий таблицы, прежде всего нужно выделить всю таблицу, разместив указатель мыши на полосе маркировки и щелкнув левой кнопкой манипулятора при нажатой клавише [Ctrl].
Существуют другие способы выделения всей таблицы. Самый простой и быстрый — щелкнуть над правым столбцом таблицы при нажатой клавише [Shift] (в этом случае ни один столбец не должен быть выделен, иначе будет маркирована только та часть таблицы, которая расположена справа от выделенного столбца).
Если курсор ввода находится внутри таблицы, для выделения всей таблицы необходимо выполнить в ней двойной щелчок, удерживая нажатой клавишу [Alt].
Собственные варианты обрамления таблицы можно создать с помощью панели инструментов Таблицы и границы или команды Границы и заливка из меню Формат.

Чтобы провести новые разделительные и контурные линии, нужно выполнить следующую последовательность действий:

  • Вызовите команду Границы и заливка меню Формат. В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Граница.
  • В области Тип, расположенной в левой части окна, выполните щелчок на элементе сетка.
  • В поле Тип центральной части окна выберите стиль линии, а в списке Ширина задайте толщину линии, например 2 пт. С помощью пиктограмм в области Образец проведите разделительные и контурные линии таблицы. Эти пиктограммы действуют по принципу переключателей. Щелчок на пиктограмме добавляет или удаляет соответствующую линию в таблице.


Рис. 11. Вкладка для установки параметров линий таблицы

В результате щелчка на кнопке ОК в таблице появятся разделительные и контурные линии, соответствующие заданным параметрам. Новое обрамление можно задать и для части таблицы, предварительно маркировав ее.


Номер

Наименование товара

Цена

Количество заказов

Проданное количество

Объем продаж

101

Компьютер Pentium 166/32/1,6

$ 999,00

2

30

$29970,00

102

Компьютер Pentium 166/16/2

$ 1150,00

2

2

$2300,00

103

Компьютер Pentium 200/16/1,6

$ 780,00

7

80

$62400,00

104

Компьютер Pentium 200/32/2

$ 819,00

4

50

$40950,00

201

Принтер лазерный OX

$ 1300,00

2

20

$26000,00

202

Принтер лазерный ПХ

$ 740,00

4

20

$14800,00

203

Принтер струйный ЧБ

$ 299,00

2

30

$8970,00

204

Принтер струйный Ц

$ 460,00

3

20

$9200,00

301

Монитор 14""

$ 220,00

6

84

$18480,00

302

Монитор 15""

$ 237,00

4

7

$1659,00

303

Монитор 17""

$ 518,00

1

10

$5180,00

Всего:

$219909,00

Рис. 12. Таблица с разделительными линиями


Вставка формул

Во все ячейки, которые будут содержать итоговую сумму, необходимо ввести формулы, чтобы соответствующие величины вычислялись автоматически. Речь идет о колонке "Итого" и строках "Итого", "Плюс 25% НДС" и "Всего".
Сначала следует вставить формулы в ячейки колонки "Итого" (строки с 5-й по 10-ю). Значения в этих ячейках являются итогом умножения себестоимости на количество. Вставка формулы осуществляется следующим образом:

  • Установите курсор ввода в четвертой ячейке пятой строки.
  • В меню Таблица активизируйте команду Формула.

  • В поле Вставить функцию выберите функцию PRODUCT"(). После щелчка на ней элемент PRODUCT появится в поле Формула.

  • Внутри скобок в поле Формула укажите аргументы: (В5;С5).
  • В поле Формат числа задайте формат результата, используя список форматов, предложенных Word 2002.

Вставленное в ячейку выражение состоит из элементов, описанных в следующей таблице:


Элемент выражения

Описание

PRODUCT()
В5 и С5

 

 

;
{\# "# ##0.00" }

Функция умножения элементов
Определение позиции ячеек в таблице: 5 — номер строки, В и С — литеры столбцов (существенное значение имеет порядок записи: сначала литера столбца, потом номер строки; в случае неверной записи появится сообщение о синтаксической ошибке)
Разделитель сомножителей в списке
Числовой формат результата формулы

Если формула не отображается на экране (индицируется ее значение), следует установить опцию коды полей на вкладке Вид диалогового окна Параметры, чтобы перейти из режима отображения значений в режим отображения формул. Для изменения способа представления поля подстановки надлежит установить курсор ввода внутри поля и нажать комбинацию клавиш [Shift+F9] или [Alt+F9].
Итоговое значение в каждой строке (с 5-й по 10-ю) располагается в крайней правой ячейке и вычисляется с использованием уже известного выражения, примененного в 5-й строке. Чтобы занести в последнюю ячейку 6-й строки итоговое значение, нужно изменить координаты сомножителей в выражении PRODUCT: вместо (В5;С5) ввести (В6;С6).
Таким же образом заполняются остальные ячейки четвертого столбца до 10-й строки включительно.

Рис. 24. Вычисление итога

Вычисление суммы

В рассматриваемом примере сумма должна быть вычислена в столбцах "Итого" и "Количество". Результаты суммирования мы занесем в соответствующие ячейки 12-й строки. Для вычисления суммы (например, в столбце "Количество") надлежит выполнить следующие действия:

  • Установите курсор ввода во 2-й ячейке 12-й строки.
  • Активизируйте команду Формула из меню Таблица.
  • В поле Вставить функцию выберите функцию SUM(). После ее вставки в поле Формула укажите аргументы (В5; В10).

Ссылки на ячейки таблицы

Координаты каждой ячейки задают при помощи двух символов-обозначений строки и столбца. Для обозначения строк используют цифры, а для обозначения столбцов — буквы латинского алфавита.
Первая ячейка таблицы всегда имеет координаты А1. Эти координаты называются абсолютным адресом ячейки. Координаты ячеек можно вводить как строчными, так и прописными буквами.
Нумерация столбцов таблиц Word 2002 соответствует нумерации, принятой по умолчанию в Microsoft Excel. Таблицы Word 2002 могут иметь не более 63 столбцов. Поскольку букв в латинском алфавите всего 26, столбцы с 27-го по 63-й нумеруются следующим образом: АА, АВ, АС ... AY, AZ, ВА, ВВ и т.д.
Чтобы указать координаты нескольких ячеек из разных частей таблицы, следует разделить их точкой с запятой (;):
H5;U3;A7
Чтобы создать ссылку на строку таблицы, необходимо ввести ее номер дважды и разделить цифры двоеточием (:). Таким образом, координаты
5:5
являются ссылкой на пятую строку таблицы. Ссылка на весь столбец вы глядит так:
G:G
Чтобы сослаться на ячейки, расположенные в прямоугольной области, надлежит указать в формуле координаты ячеек, находящихся в левом верхнем и правом нижнем углах этой области, и разделить их двоеточием. Например, при создании ссылки на ячейки
А2;В2;С2;АЗ;ВЗ;СЗ
необходимо указать координаты
А2:СЗ
Порядок ввода координат ячеек в формулы роли не играет.
Возвратимся к примеру. Используемая в выражении функция SUM() вычисляет сумму содержимого ячеек, перечисленных в круглых скобках. Если слагаемые ячейки расположены в одном столбце, достаточно указать координаты крайних ячеек группы, разделив их двоеточием. В данном случае суммируются ячейки от Строка 5/Столбец 2 до Строка 10/Столбец 2.
Для получения суммы значений в некотором столбце таблицы можно также воспользоваться кнопкой Автосумма панели инструментов Таблицы и границы.
К сожалению, функция, вызываемая после нажатия этой кнопки, работает корректно только при вычислении суммы значений из ячеек, расположенных выше или левее текущей ячейки. В этом случае в текущую ячейку вставляется поле {=SUM(LEFT)} или {=SUM(ABOVE)}. Если в текущую ячейку таблицы должна быть вставлена сумма чисел, находящихся в ячейках ниже или справа. Word 2002 выдает такое сообщение: "!Ошибка в формуле".
Проблема в данном случае заключается в том, что программа не может автоматически определить ячейки, которые должны участвовать в вычислениях, и помещает в текущую ячейку поле {=}. Если необходимо просуммировать значения, расположенные ниже или правее текущей ячейки, эту ошибку можно устранить, введя вручную функцию:
(=SUM(BELOW)}
или
{=SUM(RIGHT)} "
Вычисления в таблице продолжаются до тех пор, пока не встретится пустая ячейка или ячейка с текстом. Чтобы при выполнении вычислений в таблице не возникало проблем, среди ячеек, участвующих в вычислениях, не должно быть пустых. Если строка или столбец таблицы включают пустые или не содержащие чисел ячейки, следует указывать в тексте формулы те ячейки, содержимое которых нужно использовать в вычислениях. Например, в формуле
(=SUM(B5:B10)}
указано, что в вычислениях необходимо использовать значения из ячеек, расположенных на пересечении второго столбца таблицы и строк с пятой по десятую.
Аналогичным образом можно вычислить сумму значений для столбца "Итого". Поскольку диапазон строк остается прежним, следует изменить в выражении только обозначение столбца:
В5:В10 на D5:D10
Налог на добавленную стоимость и окончательная сумма определяются аналогичным образом с помощью команды Формула.

Вычисление налога

Полученная сумма данных столбца Итого является основой для вычисления налога. В 4-ю ячейку 13-й строки, где будет указана величина налога, следует вставить выражение:
=PRODUCT(D12;0,26)
Альтернативная форма записи этого выражения такова:
=PRODUCT(D12*0,26)
Здесь для задания операции умножения использован символ *.

Вычисление итоговой суммы

Для определения итоговой суммы нужно сложить промежуточную сумму и значение размера налога на добавленную стоимость, т.е. данные в правых ячейках 12-й и 13-й строк. Значение итоговой суммы должно размещаться в последней ячейке последней строки и вычисляться по следующему выражению:
=SUM(D12: D13)
или
=SUM(D12; D13)

Такую таблицу можно рассматривать как шаблон, который в случае необходимости может быть откорректирован. После внесения новых значений в ячейки таблицы следует обновить остальные поля: маркировать поля подстановки и нажать клавишу [F9] Word 2002 выполнит вычисления для остальных столбцов и введет соответствующие данные в ячейки таблицы,

Форматирование

Заголовок счета-фактуры должен быть центрирован и выделен жирным. Для этого следует маркировать его и нажать кнопки Полужирный и По центру панели инструментов форматирования. Для заголовка счета подходит шрифт 18-го кегля.
Заголовки столбцов также выделяются жирным начертанием и центрируются, однако они имеют меньший размер — 14-й кегль
Центрировать следует все наименования товаров, задав для них 14-й кегль. Числовые значения в столбцах нужно выровнять при помощи десятичных табуляторов. Перед указанием позиций табуляторов необходимо убедиться, что координатная линейка находится в режиме установки десятичных табуляторов. Затем надлежит маркировать один столбец с числами (например, "Количество"), нажать кнопку десятичного табулятора и переместить его в то место координатной линейки, которое указывает на позицию табуляции в маркированной колонке.
Для остальных чисел, содержащихся в колонках "Стоимость" и "Итого", выполняются такие же операции.

Примечание:

 

Увеличение размера шрифта текста и чисел в ячейках может привести к тому, что текст не поместится в одной строке и будет перенесен в следующую, вследствие чего высота ячейки увеличится В таком случае придется увеличивать ширину столбца или уменьшать кегль.
Наиболее важные части таблицы можно раскрасить. Для этого необходимо маркировать их, вызвать команду Границы и заливка меню Формат и на вкладке Заливка задать цвет заполнения, а также тип и цвет узора.
Чтобы текст хорошо читался, плотность узора должна быть от 10% до 25%. Кроме того, качество печати ячеек с заполнением зависит от типа принтера, поэтому целесообразно выполнять пробную печать документа. Недостатки раскрашенных полей видны на рис. 8.26.
Существуют и другие способы выделения частей таблицы, например посредством толстых или двойных линий.

Счет-фактура

 

 

 

 

Наименование товара

Количество

Стоимость

Итого

 

 

 

 

Изделие 1

24

234,56

5629,44

Изделие 2

45

645,98

29069,1

Изделие 3

23

98756

2271388

Изделие 4

56

675,87

37848,72

Изделие 5

14

123,25

1725,5

Изделие 6

84

35,98

1725,5

 

 

 

 

Итого

246

 

2347386,26

Плюс 26% налога

 

 

610320,43

 

 

 

 

Всего

 

 

2957706,69

Рис. 26. Оформленная таблица (вариант 1)

Таблица с выделенными частями изображена на рис. 8.27. Для удаления разделительных линий в части таблицы необходимо маркировать этот фрагмент, активизировать команду Границы и заливка из меню Формат и в поле Тип вкладки Граница выбрать элемент рамка, чтобы исчезли только разделительные линии, или значение нет, чтобы исчезла и рамка.


Счет-фактура

 

 

 

 

Наименование товара

Количество

Стоимость

Итого

 

 

 

 

Изделие 1

24

234,56

5629,44

Изделие 2

45

645,98

29069,1

Изделие 3

23

98756

2271388

Изделие 4

56

675,87

37848,72

Изделие 5

14

123,25

1725,5

Изделие 6

84

35,98

1725,5

 

 

 

 

Итого

246

 

2347386,26

Плюс 26% налога

 

 

610320,43

 

 

 

 

Всего

 

 

2957706,69

Рис. 27. Оформленная таблица (вариант 2)

Создание письма-счета

 

Таблицы в документах не всегда являются гигантами с десятками столбцов и строк. Иногда возникает необходимость включения в документ небольших таблиц, иллюстрирующих некоторые детали этого документа. Ниже приведен пример оформления письма-счета, включающего маленькую таблицу, содержащую данные о стоимости, НДС и итоговой цене. Такую таблицу целесообразно сохранять как элемент автотекста. Она может пригодиться в будущем при составлении писем-счетов.

Плюс

DM
DM

55,78
13,95

Итого:

DM

69,73

Рис. 28. Часть счета (таблица)

Создание таблицы

Для составления счета понадобится таблица, состоящая из четырех строк и трех столбцов. Перед созданием таблицы необходимо открыть новый документ, базирующийся на шаблоне Обычный. Затем следует вставить таблицу с помощью кнопки Добавить таблицу стандартной панели инструментов.

Определение ширины столбцов

 

Для изменения ширины столбцов, установленной по умолчанию, нужно вызвать команду Высота и ширина ячейки из меню Таблица, предварительно маркировав столбцы (а не ячейки). На вкладке Столбец, в поле столбец 1 Ширина надлежит ввести значение 4,5см. После нажатия кнопки Следующий столбец можно задать ширину следующего столбца — она должна быть равна 0,9 см. Последний столбец имеет ширину 1,6 см.

Ввод текста в ячейки

 

В ячейку 1 строки 2 нужно ввести текст
Плюс 26% налога
а в ячейку 1 строки 4 — текст
Итого:
В каждой ячейке второго столбца (кроме ячейки в третьей строке) должна быть указана денежная единица, например:
DM

Ввод полей вычисления

В результате вычислений получим величину налога и итоговой цены во второй и четвертой ячейках третьего столбца. Перед вставкой поля курсор ввода необходимо установить во второй ячейке третьего столбца. Активизировав команду Формула из меню Таблица, следует ввести такое вычисляемое выражение:

=PRODUCT(C1;0.25)

После этого надлежит выбрать в списке Формат числа формат
# ##0.00
и подтвердить установку нажатием кнопки ОК.

 

DM

55,78

Плюс

DM

{ =PRODUCT(C1(0,2S) W "# ##0,00" }

 

 

 

Итого;

DM

 

Рис. 29 Поле для вычисления налога на добавленную стоимость

Для большей наглядности ширина столбца, включающего поле, увеличена. Поле для вычисления итоговой суммы вводится аналогичным образом, но с использованием функции суммирования SUM(). Необходимо поместить курсор ввода в третью ячейку четвертой строки, вызвать команду Формула меню Таблица и ввести в поле Формула

=SUM(Cl:C2)\#"# ##0.00"

Таблица должна выглядеть так, как показано на следующем рисунке.

 

DM

55,78

Плюс

DM

{ -PRODUCT(C1,-0,25) \# "# ##0,00"}

 

 

 

Итого:

DM

{ =SUM(C1; C2) \# "# ##0,00"}

Рис. 30. Вычисление налога и цены

Создание контура

 

При оформлении таблицы счета используются два типа линий. Ячейки, содержащие значения стоимости и налога, нужно отделить от ячейки с итоговой ценой тонкой линией. Для этого следует выполнить такую последовательность действий:

  • Маркируйте ячейки и вызовите команду Границы и заливка меню Формат.
  • На вкладке Граница открывшегося диалогового окна, в области Тип (в левой части окна) выберите элемент другая.
  • Установите параметры линии в списках области Тип.
  • Выполните щелчок на средней пиктограмме с горизонтальной разделительной линией в поле Образец.

После нажатия кнопки ОК заданная разделительная линия появится в таблице.

Рис. 31. Установка разделительной линии в таблице

Аналогичным образом можно задать двойную линию для выделения правой угловой ячейки.

Таблица как элемент автотекста

 

При выписывании счета больше всего времени затрачивается на оформление таблицы. Для ускорения процесса необходимо сохранить таблицу в качестве элемента автотекста: маркировать всю таблицу, в подменю команды Автотекст (меню Вставка) выбрать команду Создать, в открывшемся диалоговом окне Создание элемента автотекста указать имя заносимого элемента, например Calculationили Счет-фактура, и нажать кнопку ОК. В результате таблица будет сохранена в качестве элемента автотекста. При необходимости ее можно будет вставить в любой документ.


Размещение таблицы

 

При вставке в документ таблица размещается у левого поля страницы. Однако в некоторых случаях целесообразно расположить ее по центру.

  • Перейдите в режим просмотра разметки страницы, вызвав команду Разметка страницы в меню Вид.
  • Разместите курсор ввода в любой ячейке таблицы (кроме ячеек первого столбца).
  • Установите указатель мыши на крайнем левом ограничителе таблицы на координатной линейке (в результате должна появиться подсказка Перемещение столбца таблицы).
  • Как только указатель мыши преобразуется в двунаправленную стрелку, переместите всю таблицу в нужное место.

Примечание:

 

Действительная позиция таблицы хорошо видна только в режиме предварительного просмотра. В обычном режиме таблица расположена у левого края листа. Но если ее действительное положение на странице отличается от того, что отображается на экране в обычном режиме просмотра, слева от таблицы видны маленькие черные квадратики, напоминающие маскировочные.

Автор: Тишин Владимир Иванович

Волшебный диктант

Волшебный диктант В этом упражнении детей привлекает то, что диктант пишется без единого слова и без единой буквы. Перед началом работы вводим свои символы, например, договариваемся, что слова с буквой "с" обозначаем как "+", слова с гласной "е" - "!", а все остальные - "/". Так, предложение "Мы смотрим на птичьи стаи в небе" выглядит так: ...

Достоевский Ф. М

ДОСТОЕВСКИЙ Федор Михайлович (1821-81), русский писатель, член-корреспондент Петербургской АН (1877). В повестях «Бедные люди» (1846), «Белые ночи» (1848), «Неточка Незванова» (1849, не окончена) и др. описал страдания «маленького» человека как трагедию социальную. В повести «Двойник» (1846) дал психологический анализ расколотого сознания. Участник кружка М. В. Петрашевского, Достоевский в 1849 был ...

Поговорки

" Not to know is bad, not to wish to know is worse. Не знать плохо, не хотеть знать - еще хуже. Proverb Пословица " Success doesn"t come to you…you go to it. Успех сам не приходит к Вам... Вы идете к нему. Marva Collins Марва Коллинз " Formal education will make you a living. Self-education will make you a fortune. C дипломом можно заработать на жизнь. Самообразование сделает Вам состояние. Jim Rohn Джим Рон (Не вздумайте бросать институт - диплом самообразованию ...

Класс Ресничные черви

Этот класс включает свободноживущих морских и пресноводных, редко наземных червей, все тело которых покрыто ресничным эпителием. Движение червей обеспечивается работой ресничек и сокращением мускулатуры. Многим видам свойственна регенерация. Типичный представитель ресничных червей —молочно-белая п алан ария — обитает в пресных стоячих водоемах на подводных ...